GERBERA PARTNERSブログ

マイナンバー,その他|マイナンバー取得、従業員だけではなく顧客等の身元確認も必要に!

2015/06/01

Q マイナンバー制度が話題になっていますが、事業者においてマイナンバーを取り扱うにあたり、注意すべき点を教えてください。

 

A 平成28年1月1日以降、税務関係の申告書、申請書、届出書、調書等については、支払者及び支払を受ける者の個人番号又は法人番号を記載することになります。

 

 個人番号が記載される最も早い例を挙げるとすれば、平成27年末に年末調整を行うために従業員が事業者に提出する扶養控除申告書において、従業員の個人番号のほか、控除対象の配偶者、扶養親族等の個人番号を記載していくことになります。

 

 個人番号及び法人番号は平成27年10月5日以降は個人の住所宛に住所地の自治体から個人番号の「通知カード」で通知されることになりますので、平成27年10月5日以降は、事業者が従業員等の個人番号を取得することが可能になります。

 

 注意すべき点として、事業者が個人番号を取得する際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」など利用目的を特定して明示する必要があるほか、成りすましを防止するための番号確認及び身元確認を行うことが求められています。

 

 個人番号取得の際は、前述した「通知カード」又は住民票(個人番号付き)での個人番号確認に加え、運転免許証やパスポートなどにより身元の確認が求められます。

 

 なお、前述の扶養控除等申告書については、事業者は従業員の個人番号のみ身元確認すればよく、扶養親族等の個人番号は従業員が確認することで良いこととされています。

 

 番号確認と身元確認については、従業員だけではなく、顧客等からも個人番号を取得する際にも必要となってきますので要注意です。

 

 例えば、外部講師を招いての講演料や執筆料などの報酬を支払う場合に事業者は支払調書を作成する必要があり、支払調書にも個人番号を記載する必要があるためこういった外注者や顧客等にも番号確認及び身元確認をする必要があります。

 

 身元確認の際は、対面で個人番号を取得する際には、従業員の場合は本人であることが明らかであれば(通常は明らかですね。)身元確認書類の提示は不要ですが、顧客等の場合は、(1)個人番号カード(本人が申請することにより取得できるカード。旧住基カードのような位置づけ。本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号のほか写真が表示される。)(2)運転免許証等の写真表示のある書類(3)写真表示のない書類(健康保険証や印鑑登録証明書などは2つ以上の書類)のいずれかを提示する必要があります。

 

 事業者が継続して取引を行っている顧客等から個人番号の提供を受ける場合には、顧客等に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客等がその書面に通知カードや個人番号カード等の写しを返送することによって確認する方法も認められるようです。

 

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