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海外労務|海外行政機関への書類提出 ~アポスティーユとは?~

2015/08/11

Q 海外子会社に駐在員を派遣するために就労ビザを取得しようと思います。手続を進める上で、現地の法律事務所から「アポスティーユ」が必要と指示されました。これはどのようなものですか?

 

A 外国機関での各種手続き(ビザ取得、会社設立、取締役登記など)のために日本の公文書を提出する場合があります。外国機関から、公の証明を求められた場合に、日本側で行う手続として、「公印確認および領事認証」または「アポスティーユ」という手続があります。

 

 これは外国機関への提出書類について、真正なものであると日本政府が証明を行うという意味合いになります。

 

 方法としては、前者の「公印確認および領事認証」が原則的な方法です。これは、公文書に対して、外務省で公印確認を受けた後、日本に所在する外国大使館・領事館で領事認証を取得する方法です。日本外務省と外国大使館で二段階の手続が必要になり、たいへん煩雑です。

 

 そこで、「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」締結国については、簡易的な方法として、「アポスティーユ」という方法が認められる場合があります。

 

 アポスティーユは外務省の手続のみで完了し、領事認証をうけた文書と同等のものとして、外国機関に提出することができますので、たいへん便利な方法です。

 

 APOSTILLEと標記された英文が添付され、日本政府の青い公印が押される書類です。特徴的な外見なので、一度見慣れるとすぐに分かります。(ハーグ条約の締結国については、外務省HPを参照してください。)

 

 さて、上記の記載は、公文書(登記事項証明、警察証明、戸籍、印鑑証明書等)についての説明です。

 

 実務上は、会社定款、議事録、委任状、宣言書、私立学校の証明書などの私文書の提出を求められる場合がありますが、私文書に直接アポスティーユを受けることはできません。この場合は、公証人役場で公証を受けた後に、アポスティーユを受けて、外国機関に提出することができます。

 

 なお東京都や神奈川県などの公証人役場では、公証とアポスティーユをワンストップで行うことができるサービスを提供している役場もあります。

 

 私文書を外国機関に提出しようという場合には、まずは公証人に相談してみることをお勧めします。実務上は、ドラフト作成段階から公証人のチェックを受け、必要な添付書類(公的証明書、委任状、宣言書等)を確認しながら、手続を進めていくことになります。以上のように、外国に文書を提出する場合には、様々な手続きを経なければ、適正に受理されません。

 

 さらに実務上は、添付書類を求められる場合や委任状が必要な場合、または所定の押印証明を受けなければならない場合など、様々な注意点があります。

 

 海外関連の業務に不慣れな場合は、このような手続に戸惑う場合も多いかと思います。弊社では、日系企業の海外進出のご支援も行っております。それに関連する手続上のご相談も承っていますので、まずは一度ご相談いただければと思います。(※上記の情報は、2015年8月現在の公的機関の情報を元にしております。国際条約や法令の改正がありますので、手続の際は必ず最新の情報をご確認ください。)

 

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