GERBERA PARTNERSブログ

マイナンバー|マイナンバー対策シリーズ~就業規則の変更は必要か?~

2015/06/02

Q マイナンバー対策を進めております。積極的に勉強会などに参加していますが、行政から提供される情報の内容が、法制度の説明がメインになっている印象があり、具体的に何をやったらよいのかが見えてこないというのが正直な感想です。実務的な観点から対策を教えてください。

 

A 2015年10月から、実質的なマイナンバーの利用が開始されます。個人番号カードが10月5日(月)から配布される予定ですので、会社としては、従業員に確実な受領を呼びかけ、速やかに会社に提示を求めるための案内をすることが第一歩になります。

 

 実務的には、本人確認と情報の保管、そして源泉徴収票への記載をスムーズに進めるためのシミュレーションが必要になるでしょう。マイナンバー対策は、「管理ルール」と「社内規定整備」の両面から進めることになります。

 

 まずは「管理ルール」ですが、これは人事・総務・経理の担当者向けの実務対策です。

 

 具体的には「本人確認の方法」「マイナンバーの記録や保存の方法」「事務担当者の選任」「取扱マニュアルの作成」などを実務ベースで打ち合わせを行います。

 

 そのポイントは次の4点です。

 

(1)取得・利用・提供はルールに則って決められたやり方を確立する

(2)法定の保管期限を過ぎたマイナンバー書類・データは即座に廃棄できる方法を検討する

(3)委託や再委託を行う場合は安全管理措置を検討する

(4)保管や流出防止の対策を検討する(エクセルで一覧表を作成するような管理はリスクが高すぎるので、何らかの分散管理を検討することになるでしょう)

 

 次に「社内規程整備」についてご説明します。現状の行政側のスタンスとしては、マイナンバー対策としてのモデル規程(ひな形)は出さないという方向になっているようです。しかし現実問題として、ひな形を使わずに、行政の資料を自力でかみ砕いて、自社の規程に落とし込むのは至難の業ではないでしょうか。現時点では、一部の法律事務所等の専門家がセミナーでひな形を販売しているようですが、公的なモデル規程ではないため、ごく一部の事業所が対策として購入しているというのが現状です。

 

 今後、業界団体や一般書籍等でモデル規程が普及してくると予想されます。以下では作成すべき規程の概要をご説明いたします。

 

(1)マイナンバーの適正な取扱いに関する「基本方針」

記載する項目が決められていますので、以下の内容を、A4用紙一枚程度のドキュメントにまとめて作成します。

 

◆事業者の名称

◆関係法令・ガイドラインを遵守する旨の表明

◆安全管理措置に関する事項

◆質問・苦情相談窓口の明記

 

(2)マイナンバー取扱規程取扱

一般的な「個人情報保護規程」にマイナンバーに関する規定を追加する形になります。ただ、そもそも「個人情報保護規程」がない場合は、全面的に新規作成することになります。ボリュームも大きく、自力で作成することは困難ですので、専門家にひな形を依頼するのが現実的な対応になります。

 

(3)就業規則の改定

社員の労働条件に関係してくる部分では、就業規則の変更が必要になります。必要な箇所はさほど多くはありませんが、以下の点を中心にご検討ください。

 

◆採用時の提出書類に「個人番号カードの提示」を追加すること

◆従業員はマイナンバーの身元確認のため、「身分証明書を提示するなど、会社に協力をしなければならない」こと

◆「個人番号の利用目的」を「源泉徴収票の作成、健康保険および厚生年金保険手続、雇用保険手続」「その他法令により定められた業務」などに限定列挙すること

◆「個人情報保護」の条文にマイナンバーについての規定も追加すること

◆懲戒の事由に「故意または重過失によるマイナンバーの漏洩・流出」を追加すること

◆その他の事項については別途「個人情報保護規程を定める」旨の委任規定を設けること

 

 また、自社の事業が会計事務所やアウトソーシング業など、他社の委託を受けて他社のマイナンバーを取り扱う場合は、マイナンバーの委託契約書を作成し、委託者と文書の取り交わしをしなければなりません。可能であれば、この機会にプライバシーマークまたはそれに準ずるような認証を受けることで、顧客の信頼度も高まるものと思われます。

 

 マイナンバー制度に関する概説については出尽くした感がありますが、中小企業が必要としている具体的な参考規定等についてはまだこれからという状況です。ガルベラ・パートナーズでも人事・労務部門の実務担当者向けにお役立ち情報を発信してまいりますので、どうぞご期待ください。

 

 弊社では、実務上の観点から様々な人事労務管理制度のご提案を承っております。就業規則や諸規程の改正も含め総合的な対策も承っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

 

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