マイナンバーにおける実務上の注意点

マイナンバー｜マイナンバーにおける実務上の注意点

2015/08/03

Q　マイナンバーを事業者が取り扱うにあたって、実務上注意しなければならない留意点にはどのようなものがありますでしょうか。

A　平成27年10月5日以降、マイナンバーが国民1人ずつにつうちされますが、事業者においては、税や社会保障の面で必要となることから事業者は従業員等のマイナンバーを取得する必要に迫られることになります。

　マイナンバー法は全ての企業が対象となるためマイナンバーの取得に際しては全ての企業において安全管理措置等を講じなければならなくなるため他人事ではありません。

　以下では実務上のいくつかの留意点を記載いたします。

（1）マイナンバー漏洩に対する罰則は？

　マイナンバー法では、4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科に処せられることが想定されます。最大で4年以下の懲役となりまた初犯でも執行猶予が付かない可能性がある重い罰則となっています。また両罰規定となっていますので企業についても200万円以下の罰金を受けることとなるので留意したい点です。

（2）従業員からマイナンバーを取得できない場合は？

　平成28年1月1日以降は確定申告書や法定調書等（平成28年分）に従業員等のマイナンバーを記載することが義務付けられますが従業員等の中にはマイナンバーの漏えいを嫌って企業に知らせることを拒むケースも想定されるところです。

　マイナンバー未記載の法定調書等があったとしても税務署がこれを受理しないということは無いようですが、マイナンバーの未記載は罰則はないものの記載が法令上の義務となっていますので、例えば税務調査の際に未記載の理由を問われたとしても説明ができるよう従業員等からマイナンバーの提供を拒まれた時の経過や理由を記録して管理等する必要がありそうです。

（3）持ち株会社での管理は可能か？

　親会社の人事部等に子会社の従業員のマイナンバーを含めた管理を一括して行いたいというニーズは当然あるかと思いますが、持ち株会社と言えども別会社であるために子会社の従業員のマイナンバーを親会社が取得することは原則としてできません。

　しかし親会社とそれぞれの子会社とで委託契約を結ぶことにより、マイナンバーを含む人事情報等を親会社で管理することが可能です。

（4）マイナンバーは従業員から毎年取得する必要あり？

　利用目的の範囲内であれば、毎年従業員からマイナンバーを取得する必要はありません。したがって、マイナンバー法の施行時に従業員からマイナンバーを取得すれば良いこととなります。実務的には今回1回限りの措置と言えるでしょう。

　ただし、従業員の扶養親族が増えた際は増えた扶養親族のマイナンバーは取得する必要がありますので毎年の扶養の確認の際は留意が必要です。

（5）マイナンバーの利用に同意は必要？

　企業がマイナンバーを取得する際には、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」など利用目的を特定するとともに、利用目的を通知又は公表しなければなりません。利用目的については本人の同意の必要は無く、自社のHPや社内掲示板等に公表することで良いとされています。公表しておけば従業員個人に通知する必要はありません。

（6）マイナンバーは変更できる？

　一度付与されたマイナンバーは、原則として生涯変更されることはありませんが、マイナンバーが漏えいして不正に用いられる恐れがあると認められる場合には市町村に請求することにより変更されます。また職権で変更されることもあります。このためITシステムを構築している企業では、マイナンバーは変更される可能性があるとの認識のもとシステムを構築する必要がありそうです。

　上記以外にも実務上の留意点がありますので、マイナンバーについてどのような点に気を付ければよいか、ガルベラ・パートナーズグループではマイナンバー制度についてのご相談にも対応しております。マイナンバーに関する不明点がありましたらガルベラ・パートナーズグループへご相談ください。

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