マイナンバーにおける実務上の注意点その２ | ガルベラ・パートナーズグループ

Q　マイナンバーを事業者が取り扱うにあたって、実務上注意しなければならない留意点にはどのようなものがありますでしょうか。

 

A　平成27年10月5日以降、マイナンバーが国民1人ずつにつうちされますが、事業者においては、税や社会保障の面で必要となることから事業者は従業員等のマイナンバーを取得する必要に迫られることになります。

 

　8月3日掲載の記事に引き続き、以下では実務上のいくつかの留意点を記載いたします。

 

(1)従業員からマイナンバーの提供を受ける際、従業員の手元に通知カードが無い場合、どのような対応をすればよいか？

　平成27年10月5日以降、マイナンバーが国民1人ずつに通知されますが、何らかの理由で手元に通知カードが無くマイナンバーがわからない場合には、住民票の写しを取得することによりマイナンバーを知ることができます。マイナンバー法施工後には住民票にマイナンバーが記載されるからです。

 

(2)配偶者等のマイナンバーも本人確認が必要か？

　事業主が独自にマイナンバー届出書等といった書類を作成し配偶者や扶養親族のマイナンバーを従業員に記載してもらう場合には、配偶者や扶養親族の委任状が必要になるので注意が必要です。

　従業員のほか、配偶者や扶養親族のマイナンバーを取得するには、平成27年末の年末調整の際に従業者が事業者に提出する「扶養控除等（異動）申告書」にマイナンバーの記載をしてもらう方が確実で簡単です。

　「扶養控除等（異動）申告書」への記載には従業員が配偶者と扶養親族の本人確認をすればよく、事業者は従業員の番号確認と本人確認を行えば良いこととなっているためです。

 

(3)個人番号カードを身分証明書にする際に気を付けることは？

　マイナンバー導入後は身元確認の証明書としてマイナンバーや写真のついた「個人番号カード」を利用する事業者もあるかと思います。同カードは、公的な身分証明書となるものですが、気を付けなければならないのは、カードに記載しているマイナンバーの取扱です。

　マイナンバーは「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」など法律で認められた場合以外にはマイナンバーが取得できない為です。

　身分証明書として「個人番号カード」を利用することは可能ですが、コピーをする際にはカードの裏面に記載されたマイナンバーをコピーしないように留意する必要があります。

 

(4)退職者のマイナンバーと書類の廃棄時期は？

　マイナンバーは、法律で明記された事務処理を行うために収集又は保管するものであるため、それらの事務を行う必要がある場合に限りマイナンバーを含む特定個人情報を保管し続けることができます。

　従業員が退職しても例えば扶養控除等申告書は7年間の書類保存義務がありますので、退職後も保存の必要があります。この場合、マイナンバーを含む特定個人情報のデータもすぐに削除する必要は無く、扶養控除等申告書を廃棄する際にデータも一緒に削除すればよいこととされています。

　毎年度末に書類やデータを廃棄・削除する事務運用を構築しておく必要がありそうです。

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