会社の登記簿謄本を中国大使館で認証を受けるには | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、会社の役員変更に伴い、登記簿謄本（全部事項証明書）を法務局で取得しました。そのままその文書を中国に提出しようとしたのですが、受け取ることができないようです。どのような対応が必要でしょうか。

Ａ、法務局で発行された書類が海外では公文書かどうかの判断ができないため、偽造ではない真正な文書という証明が必要です。したがって、中国の場合「公印確認」を経て「領事認証」の手続きを行い、提出していただく必要があります。手続きは、「公印確認」が外務省、「領事認証」は中国ビザ申請サービスセンターで行います。
（手数料について、「公印確認」は無料、「領事認証」はその要する期間によって異なります。）

 

解説（公開日：2023/04/24 　最終更新日：2023/08/24 ）

   

文書を提出するにあたって、その提出先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」(ハーグ条約)に加盟しているかどうかの確認が必要です。

加盟国であれば、最終的に日本の外務省のアポスティーユ取得になり、非加盟国の場合では最終的に駐日大使館での領事認証が必要です。

なお、後者の場合、事前に必ず日本の外務省の公印確認が必要です。

（それにかわって、公証役場での公証人の認証を経て、「領事認証」手続きを行う方法がありますが、5,500円/通の手数料が発生します。）

 

中国はハーグ条約に加盟していないので、公文書・私文書(公文書の翻訳したものを含みます。)を中国国内の政府や企業などに提出する際には駐日中国大使館の領事認証が必要です。

 

公印確認とは、公文書に押されているもので法務局の登記官の印等である公印が真正なものであることを日本の外務省が確認して証明するものです。

領事認証では、中国大使館でその書類が日本の外務省により認証されたものであることを認証します。

 

なお、本件のご質問ではそれぞれの手続きで必要書類があるので、ご案内いたします。

 

外務省での公印確認

［期間の目安］

書類送付後5～8日間です。（郵送の場合）

なお、郵送による申請・交付で4営業日目に発送されます。

窓口を希望される場合、5営業日後の9:30～12:00に窓口で交付されます。

 

［費用］

無料

 

［必要書類］

1. ・公印確認申請書
2. ・全部事項証明書（3ヶ月以内の発行）
3. ・返送先が記入された封筒（レターパック等）
4. （・委任状）

 

公証役場での公証人の認証

［期間の目安］

書類持ち込み後、即日

 

［費用］

5,500円/通

 

［必要書類］

1. ・宣誓書
2. ・印鑑証明書（3ヶ月以内の発行）
3. ・役職証明書（役職者が書類に記入する場合）
4. ・全部事項証明書2部（3ヶ月以内の発行）
5. （・委任状）

 

駐日中国大使館での認証手続き

［期間の目安］

4営業日

※ 普通申請を選択した場合です。

 

［費用］

1. 1 普通申請：8,850円/通（4営業日）
2. 2 加急申請：14,160円/通（3営業日）
3. 3 特急申請：16,700円/通（2営業日）
4. ※ 特急申請では、火曜日から木曜日のみ受け付けています。

 

［必要書類］

1. ・申請書
2. ・外務省での公印確認、もしくは公証役場での認証手続き済みの文書
3. （・委任者の顔つき身分証明書のコピー）
4. （・委任状）

 

なお、中国大使館での登記簿謄本の認証申請できる者は、その登記簿謄本から会社との関係がわかる必要があります。

例えば、株式会社の場合では会社の役員（代表取締役、取締役、監査役）です。

しかし、役員以外が申請したい場合、その登記簿謄本によって会社との関係がわからないことから、その関係を明記した文書作成のうえで認証申請の際にその文書添付の必要があります。

その場合だと私文書として扱われるので、公証役場の認証が必要です。

 

当グループでは、このような手続き代行ほか、認証が必要な文書の中国語翻訳についても承っております。

申請書では、その決められたフォームに基づいて作成が必要であり、公証役場での宣誓書などにおいても中国大使館での認証ではその様式等が厳格のため、その記入方法や注意点があります。

申請代行、文書翻訳等のご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。