人事考課制度設計後の運用内容・方法について | ガルベラ・パートナーズグループ

人事考課制度を設計したのは良かったのですが、決まった日までに従業員が対応してくれなかったり、内容を取りまとめる作業が多くて困っています。
提出された評点を一覧で確認したいことがあったり、修正した内容を一挙に各ファイルに反映させたいなどの作業も煩雑で肝心の運用で頓挫し、困っています。何か良い方法はないでしょうか。

     

Ａ、一般的に人事考課システムを利用することによってシステム上で進捗状況が把握できたり、通知設定で遅れているユーザーへリマインドすることができるでしょう。しかしながら、ファイルのご使用を前提にする場合はファイルの受け渡しという点でワークフローシステムの利用が一つの方法ではないでしょうか。

なお、人事考課を行う点で、もとより人事考課ファイルの受け渡しを想定したワークフローシステムを導入検討してみてはいかがでしょうか。

システム提供会社を検討して、そのサポートを全面的に行ってもらえるところを選択すると軌道にも乗らせることができて有効的でしょう。

 

解説（公開日：2025/07/25）

 

人事考課制度を設計しても、その想定が「絵に描いた餅」にならないために目標設定から最終評価までを支える運用を一つ一つ丁寧に想定しなければなりません。

その備えが有効的な準備に繋がります。

 

人事考課は重要なマネジメント活動であり、社員一人ひとりの働きがいやキャリア形成に深く関わります。

人事考課制度を通じて、組織目標と個人の成果を関連付け、会社全体の成長へ結びつけることが求められます。社員一人ひとりの成果や能力を客観的に捉え、適正な処遇や育成方針につなげるための制度は、多くの会社が導入しています。

しかし、その運用実態に目を向けると、例えば、以下内容のような課題が生じる現場も少なくありません。

 

理由は明白で、人事考課制度は“制度設計”だけで決して機能しないからです。真に機能するためには、制度を「どう運用するか」、その運用を「誰が」、「どういう体制で」担うのか、どのような目的で行われているのか認識共有が設計と同様に重要です。

実際には運用の煩雑さや進行管理の難しさがボトルネックとなり、制度が形骸化してしまう事例が少なくありません。

このような課題は、人事考課制度を支える基盤として“仕組み化”されていないことにも起因しています。

 

このような課題に対する解決方法として、人事考課システムがあります。

しかしながら、独自に作成したファイルを活用したいといったニーズをして、システムを導入しても都度人事考課内容をカスタマイズしたいといったことや、特殊なケースを内容に含めたい場合ではシステムに反映させることが難しいケースも多いでしょう。

 

そのようなお悩みにも対応できるものとして、人事考課ファイルの提出管理を想定したワークフローシステムの導入は有効ではないでしょうか。

加えて、その周辺業務の支援サービスもあれば、運用効果が期待できます。

 

ワークフローシステムと聞くと、多くの人は申請・承認の流れを電子化するツールとしてイメージを持つかもしれません。

もちろん、その通りですが、人事考課のように複雑で繰り返し発生する業務にこそ、ワークフローの仕組みが本領を発揮します。

 

人事考課は、単なる一方向の提出作業ではなく、複数段階・複数関係者の関与があるうえに、人事考課期間中の進行把握が非常に難しいです

なお、ワークフローシステムで提出管理ができても、人事考課業務全体が自動化されるわけではありません。

 

人事考課ファイルの内容設計や記入フォームの作成、必要に応じてデータ転記、バージョン変更時の更新対応などで、多くの手間がかかるでしょう。

 

そのようなお悩みに際して、当社ではワークフローシステムのご提供に加えて、“フルパッケージ運用”より少しでも人事担当者等が業務負荷軽減と制度の効果が出るような、人事考課制度支援サービスを提供しております。

 

例えば、以下内容のようなサポートをご提供いたしております。

 

目標設定全員分のデータリスト化

人事において、ご自身がその期間の目標を定めることがあります。社員一人ひとりが「自分の年度目標」を設定することの設計内容は珍しくありません。ここまでは比較的スムーズに進むことも多いでしょう。問題は、その先です。

 

それぞれがファイル上で個別に設定した目標は、部署ごと・等級ごとにフォーマットや記述スタイルがバラバラなことも少なくありません。

これらを全て集約し、リスト化することは人事担当者等作業者にとって大変な負担であり、本業に影響が生じるものでしょう。

 

しかし、この作業を避けては制度のみがあるだけにとどまり、有効的な活用をするに至らないでしょう。

全社的な目標の傾向を早期に発見するためにも重要な対応内容です。ある部署にだけ高難易度の目標が集中していないか、難易度設定が適切か、会社が目標としている内容と整合性があるか、同一等級の社員間で目標の水準が不均衡になっていないか、などの視点で確認を可能にすることが求められます。

 

難易度調整がされないとどうなるでしょうか。

例えば、同じ等級であっても、目標内容によって明らかに挑戦的な内容と普段行っている内容の延長線にあるものが混在することがあります。このままでは、難易度の高い目標に挑んだ人が損をする評価になってしまいます。

 

そこで、目標の中身を丁寧に読み解き、業務上の負荷や影響範囲、イノベーション性などを加味しながら、上位管理職と相談のうえで会社難易度を見直します。

 

調整結果は、再度それぞれの人事考課シートに反映される必要があります。しかも、その反映が手作業で行われると点数の記載ミスや転記漏れが起き、最終評価にまで影響が及びます。

 

新年度の考課シートへデータ反映

例えば、人事考課項目が前年度から変更された場合、前年度の内容を一部引き継ぐデータがあればその内容を新年度の人事考課シートに正しく反映させなければなりません。

多くの会社では、前年から引き継いだフォーマットや旧版シートのバージョン管理が曖昧で、複数のシートが混在するリスクも潜んでいます。このような環境では、正確な反映だけでなく、シートの統一や命名ルールの整理といった、ルール設計の整備も含めて、相当な対応が求められます。

 

中間評価結果のリスト化

中間評価の時期には、被考課者による自己評価と一次考課者（通常は直属上司）による上司評価が記入されることが想定されます。

その内容を、人事担当者等は全てを回収し、内容を確認してからリスト化することが求められるでしょう。

 

等級によって人事考課項目が異なる場合、それぞれの等級に応じた様式で評点を整理することが必要です。

職種ごとに構造が異なるようにしていても、フォーマットを揃える作業は簡単ではありません。

 

標準化された表に全てのデータをまとめて整理することで、評価の傾向を把握しやすくすることが重要でしょう。

なお、このようにデータを抽出することは中間時点での育成方針の再確認にも有効であり、役員加算の判断資料にもなります。

 

合計点の抽出や役員加算資料の作成

中間評価を終えた段階で、それぞれの人事考課項目ごとの評点を合計し、一覧表にまとめます。この合計点は、そのまま評価結果になるだけでなく、経営層による加算判断の基準ともなります。

 

役員加算において、作成される資料は極めて重要です。

全体のバランス、等級ごとの傾向、部門ごとの平均点、特筆すべき業績などを含めて、誰が見ても納得感のある構成が求められます。

また、昇給等にも関連するため、その経営方針や原資の観点から判断されるものです。

 

そして、加点が決まれば、その評点をそれぞれの人事考課シートに反映します。この際、加点の根拠や記録の整備、評価者への周知など、見えない事務作業も山のように発生します。

 

リストは、育成計画に活用可能な貴重な情報資源であり、フィードバック面談の際にも役立ちます。まさに「人材データ」の起点となる記録といえるでしょう。

 

人事評価を支えるもの

上記ご紹介をしてきた運用の流れは、制度設計段階ではあまり意識されない部分です。

しかし、制度が生きたものとして機能し続けるためには、このような地道な運用プロセスを丁寧に、正確に、継続的に回していく“現場力”が欠かせません。

 

私たちガルベラ・パートナーズグループでは、このような運用の現場を支える支援サービスをご提供いたしております。

人事担当者が制度の“中身”に集中できる環境を整えるべく、お悩みをお持ちの会社さまは、是非一度ご相談ください。

 

制度構築はゴールではありません。

制度を、現場で“使えるもの”としてどのように運用するかにこそ、本質的な意味を持たせることができます。

制度を動かすのは“人”ですが、制度を支えるものに“仕組み”があります。

 

もし、評価の提出管理や業務効率に課題を感じているならば、制度設計の問題ではなく、「仕組みの不足」が原因かもしれません。

 

人事考課の運用インフラという視点でも、あらゆる角度から組織の成長に向けた取り組みを検討することは大変意義のあることです。

 

当グループでは、ワークフローシステムのご提供ほか、評価内容のリスト化業務、関連ファイルの反映等周辺業務もサポートいたしております。

また、さまざまな会社さまのニーズや想いに応じたカスタマイズ型人事考課制度構築・運用支援やモラルサーベイをも提供しておりますので、ご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。