人事評価制度運用での周辺業務問題解決方法 | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、人事評価を行ううえで、その提出ファイルの状況把握等管理を行いたいです。人事担当者や評価者がリアルタイムで進捗管理できるようにしたいですが、システム上でのデータ更新を行うようなツールが多く、ファイルを使って人事評価をしたいです。管理ツールはないでしょうか。

     

Ａ、一般的にファイル受け渡しの進捗状況を管理するようであればワークフローシステムが適しています。しかしながら、人事評価業務には特殊なケースがあり、例えば、全員が必ず提出することとそうでないケース、一次評価を行った後に役員による承認を行うなどの多段階の対応があるケース、提出ファイルそのものの管理が必要といった点は、一般的なワークフローシステムでカバーできず、人事評価を想定したシステムの導入が望ましいでしょう。

 

解説（公開日：2025/08/25）

 

組織では、申請書等の書類提出や承認業務などといった決裁フローが数多くあります。経費精算や稟議書、契約書の確認などはその代表例といえるでしょう。従来は紙書類やメールを中心に行われてきましたが、近年は業務効率化の流れで「ワークフローシステム」の導入も進んでいます。

 

ワークフローシステムを導入すると、紙やメールで行っていた煩雑な手続きをシステム内で完結させられるようになります。承認状況をリアルタイムで可視化することができ、承認漏れの防止や記録の一元管理が可能となるため、多くの会社・団体等で業務改善の基盤として活用されています。

 

しかし、このようなワークフローシステムの多くは汎用型として設計されているため、人事評価のような特殊な業務にそのまま使用することは難しいケースがあります。

 

人事評価業務の特徴と課題

人事評価は従業員の成長や組織の健全な発展に欠かせないプロセスです。

従業員が自己評価やコメントなどの入力ファイルを提出した後に一次評価者がそのフィードバックコメント、評点の入力等を行うような流れが想定されます。最終的には役員や人事担当者が確認のうえで承認していく流れが、多くの組織に共通しています。

 

ところが、この一連のプロセスには次のような課題が生じやすいです。

これらは一見すると小さな問題に見えますが、評価対象者数が数百人規模になれば、管理の煩雑さは一気に増大します。

 

一般的なワークフローシステムの限界

一般的なワークフローシステムは、経費精算や稟議承認といった業務に最適化されています。申請を起票し、承認者が順に確認していく仕組みは、人事評価にも一見適用できそうでしょう。

しかし、実際には次のような限界があります。

 

承認フローの単純さ

一般的なワークフローは「承認済み／未承認」の二択で管理されることが多く、人事評価のように「提出 → 一次評価 → 部門長確認 → 役員承認」といった多段階かつ内容確認を伴うプロセスには十分対応できません。

 

ファイルのバージョン管理が弱い

人事評価では、提出された評価シートが修正されることもあります。

一般的なワークフローでは最新版管理が難しく、どのファイルが有効なのかが不明確になりがちです。

 

提出者管理の仕組みがない

経費精算などは必要な人が申請するものですが、人事評価は誰が誰から評価され、誰に提出されるものなのか、それはいつからいつまでの情報なのかというものかの設定・管理がされておりません。

 

人事評価に特化したワークフローシステムの必要性

このような背景から、人事評価業務には評価業務を想定した設計のワークフローシステムが必要でしょう。

評価業務では、提出管理と評価進捗の可視化が必要であり、そのことがコア業務への集中に繋がります。

 

ガルベラ・パートナーズグループでは、人事評価などのような、予め承認フローやその提出期間を設定して運用することを想定したワークフローシステムを提供しております。

 

当グループでは、ワークフローシステムのご提供ほか、評価内容のリスト化業務、関連ファイルの反映等周辺業務もサポートいたしております。

また、さまざまな会社さまのニーズや想いに応じたカスタマイズ型人事考課制度構築・運用支援やモラルサーベイをも提供しておりますので、ご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。