ファイル受け渡し管理システムで手間なく運用 | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、ファイルの受け渡しで、ユーザーが着手状況や、承認済み、差し戻し中などがタイムリーに進捗確認できるシステムはないでしょうか。
できる限り、余計な機能まで付けなくていいので、操作性も簡単がいいです。

     

Ａ、ファイル受け渡し機能付きのワークフローシステム導入はいかがでしょうか。
提出日時がタイムリーに記録され、制御されたユーザーへ即時にシステム内で共有されるものもあるので、運用の幅が拡がります。

 

解説（公開日：2025/04/25）

 

日々の申請業務やファイルのやり取り、進捗管理に追われている方も多いのではないでしょうか。誰が承認したか、書類はどこにいったか、といった混乱をなくし、スムーズな業務を実現するためのワークフローシステムがあります。

 

ワークフローシステムとは？

申請・承認・ファイル共有などの一連の流れにおいて、進捗確認などをオンラインで一元管理可能なシステムです。紙ベースやメールに頼ったやり取りから脱却し、業務の見える化と効率化を実現します 。

 

ワークフローシステムでできること

進捗状況のリアルタイム把握

承認フローが一覧で確認できるほか、どこまで進んでいるかわかるのがシステムの強みです。

申請者も承認者も、進捗が一目でわかることが有用なシステムといえるでしょう。

加えて、弊社提供のHRflowであればシステム内で柔軟に制御可能にしたユーザーとして、例えば、人事担当者などもその進捗確認をすることができます。

 

申請日や承認日にアラート通知

「うっかり忘れた！」を防ぐために、システムからアラート通知することができればいいでしょう。

申請日、承認期限、差し戻し時など、タイミングに応じて自動でリマインドされたら忘れることなく管理も簡単です。

 

ファイル送受信が簡単

クラウドベースなので、時間も場所も問わずファイルの受け渡しが可能です。

 

多段階承認にも対応

HRflowでは1次承認から最終承認まで、最大5段階の承認ルートを設定することができます。

部署や役職ごとのルールにも柔軟に対応できます。

 

導入で得られるメリット

担当者による手作業によって、進捗状況の確認やリマインド対応の手間が削減されます。

「使いやすく、管理しやすい」体制構築を目指すことは有用な運用を求めるのに必須でしょう。

 

当グループでは、ワークフローシステムHRflowのご提供を予定しております。

また、さまざまな会社さまのニーズや想いに応じたカスタマイズ型人事考課制度構築・運用支援をも提供しておりますので、ご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。