人事考課ファイル提出管理システム | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、人事考課のファイルを作成しました。従業員には自己評価や上司評価などをしてもらいたいので、その評価ファイル提出管理をするのにどこまでできているのかの進捗状況をリアルタイムで把握したいです。良い方法はありますか。

     

Ａ、一般的に人事考課システムを利用することによってシステム上で進捗状況が把握できますが、ファイルの受け渡しという点ではワークフローシステムの利用が一つの方法ではないでしょうか。なお、人事考課を行う点で、もとより人事考課ファイルの受け渡しを想定したワークフローシステムを導入検討してみてはいかがでしょうか。

 

解説（公開日：2025/06/25）

 

人事考課は重要なマネジメント活動であり、社員一人ひとりの働きがいやキャリア形成に深く関わります。

人事考課制度を通じて、組織目標と個人の成果を関連付け、会社全体の成長へ結びつけることが求められます。

 

しかし、実際には運用の煩雑さや進行管理の難しさがボトルネックとなり、制度が形骸化してしまう事例が少なくありません。

例えば、以下のような課題はないでしょうか。

このような課題は、人事考課制度を支える基盤が“仕組み化”されていないことにも起因しています。

 

人事考課システムについて

人事考課制度に対する解決方法として、人事考課システムがあります。

しかしながら、そのようなシステムを導入しても都度人事考課内容をカスタマイズしたいといったニーズや、特殊なケースを内容に含めたい場合ではシステムに反映させることが難しいケースも多いでしょう。

 

そのようなお悩みにも対応できるものとして、人事考課ファイルの提出管理を想定したワークフローシステムの導入は有効ではないでしょうか。

加えて、その周辺業務の支援サービスもあれば、運用効果が期待できます。

 

ワークフローシステムと聞くと、多くの人は申請・承認の流れを電子化するツールとしてイメージを持つかもしれません。

もちろん、その通りですが、人事考課のように複雑で繰り返し発生する業務にこそ、ワークフローの仕組みが本領を発揮します。

 

人事考課は、以下内容のように単なる一方向の提出作業ではなく、複数段階・複数関係者の関与があるうえに、人事考課期間中の進行把握が非常に難しいです。

 

例えば、ワークフローシステムでは以下のような機能内容が期待できます。

 

なお、ワークフローシステムで提出管理ができても、人事考課業務全体が自動化されるわけではありません。

人事考課ファイルの内容設計や記入フォームの作成、必要に応じてデータ転記、バージョン変更時の更新対応などで、多くの手間がかかるでしょう。

 

ガルベラ・パートナーズのワークフローシステム

当社ではワークフローシステムのご提供に加えて、“フルパッケージ運用”より少しでも人事担当者等が業務負荷軽減と制度の効果が出るような、人事考課制度支援サービスを提供しております。

人事考課制度の運用では見直すことも重要です。

途中の変更にも柔軟に対応可能な体制が、制度への信頼性を高めます。

 

人事考課制度の定着、評価文化の醸成を図るのに組織全体に拡げるべきことを一つ一つ検討・実践・検証しなければなりません。

ファイル提出を「催促されるもの」から「自発的に行うもの」に、進行内容を「ブラックボックス」から「見えるもの」に、制度の変化を「混乱の種」から「柔軟な対応力」として組織の成長を支えるものには積極的な対応が求められます。

 

評価業務は、たしかに面倒で煩雑です。しかし、それを「仕組み」で支えることで、制度はようやく意味を持ち、評価という文化が根づいていきます。

 

制度構築はゴールではありません。

制度を、現場で“使えるもの”としてどのように運用するかにこそ、精度に本質的な意味を持たせることができます。

制度を動かすのは“人”ですが、制度を支えるものに“仕組み”があります。

 

もし、評価の提出管理や業務効率に課題を感じているならば、制度設計の問題ではなく、「仕組みの不足」が原因かもしれません。

人事考課の運用インフラという視点でも、あらゆる角度から組織の成長に向けた取り組みを検討することは大変意義のあることです。

 

当グループでは、ワークフローシステムのご提供ほか、評価内容のリスト化業務、関連ファイルの転記等周辺業務もサポートいたしております。

また、さまざまな会社さまのニーズや想いに応じたカスタマイズ型人事考課制度構築・運用支援やモラルサーベイをも提供しておりますので、ご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。