GERBERA PARTNERSブログ

労務管理|労基署調査 求められる書類がない場合(賃金台帳・出勤簿)

2021/12/24

Q、労基署から調査を実施するとの案内が届きました。労基署の調査は初めてであり、さらに調査の案内に記載されている賃金台帳や出勤簿がありません。どうしたらいいでしょうか。

A、労基署調査で求められている書類がない場合、その書類内容によっては調査時までに作成しておいたほうがいいものや、ないということを正直に伝えたほうがいいものもあります。

 

解説(公開日:2021/12/24  最終更新日:2022/01/26 )

 

労基署調査においては、企業が労働基準法、労働安全衛生法を初めとした労働法令について違反事項がないかどうかを調査されます。そしてその労働法令の取り決めの中には、書面の作成や届出義務があるものも多くあり、労基署調査時にはその書面の存否や内容の確認が行われます。今回は労基署調査時に確認が行われる書面が企業にない場合の対応で、2つの書面(賃金台帳、出勤簿)がない場合にどうすればいいのか以下に解説させて頂きます。

 

1.賃金台帳がない場合

賃金台帳がなくて、給与明細の会社控えしかない。という企業については、労基署の調査時には給与明細の控えを持っていくしかありません。といいますのも、労基署調査は給与の支払の内訳に関する書類がなければ調査が成立しません。

 

ただし、賃金台帳については、労働基準法施行規則第54条第1項に記載すべき項目が以下の通り定められています。

  1. ①氏名
  2. ②性別
  3. ③賃金計算期間
  4. ④労働日数
  5. ⑤労働時間数
  6. ⑥時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数
  7. ⑦基本給、手当その他賃金の種類ごとにその額
  8. ⑧賃金の一部を控除した場合には、その額

おそらくほとんどの会社の給与明細は②、③の記載がないことが多いです。その場合は労基署から②、③を含めた全ての必要項目が記載されている賃金台帳を作成するよう指導が入ります。

 

2.タイムカード等がない場合

タイムカードなどの出勤や退勤の時間が記録できるツールを導入していない。という企業については、各労働者の日々の出勤時刻や退勤時刻を他の社内書類(例えば営業日報など)などで正しく管理できている場合はその社内書類を持って行くことをお勧めします。しかしそのような書類がない場合は、出勤した日だけが分かる書類(例えばハンコの押印によって出勤日を記録しているなど)だけを持っていくことがいい場合があります。

 

なぜかと言いますと、例えば調査に必要であるからと、過去にさかのぼって適当な時刻を記載した出勤簿等を作成して持っていった場合、その時間の記録は事実を記録したものでないことがほとんどです。そして会社がこのように勝手に出勤簿を作ると、労基署は「企業が労働者の出勤記録の書類を改ざんしているのでは」という疑いを持つ場合があります。そしてこのように勝手に出勤簿を作る行為自体、動機は何であれ、労基署からの心象はあまりよくありません。よって日々の正確な出勤時刻、退勤時刻がわからない場合は、会社に現在存在する出勤を記録している書類を持参するほうが、労基署からの心象もいいことがあります。

 

ただし、上記の対応をした場合は、労基署より以下2点の指導をされる場合が多いです。

  1. ① 今後は労働者の出勤時刻、退勤時刻を記録する方法を導入するように
  2. ② 過去分については労働者の労働時間をヒアリングやその他時間記録が分かるもので確認し、残業が発生していた場合は、その残業代を過去にさかのぼり支払うように

よって、労基署調査後については、上記2点について企業で対応し、改善する必要があります。

 

3.まとめ

労基署調査において、賃金台帳、タイムカード等の書面は労基署調査の要となる書面です。なので企業でその書面が存在していなかったり、その書面の記載内容等が不十分である場合は、労基署はほぼ確実に改善の指導を行います。賃金台帳、タイムカード等については重要な書面であるため、現状、書面の整備が不十分な企業については、調査後に慌てて対応するというのではなく、すぐにでも整備を行うことが必要です。

 

社会保険労務士法人ガルベラ・パートナーズでは、今までに数多くの労基署対応を行った実績から、労基署の調査対応や未然予防について、あらゆる面で企業様に合わせたサポートが可能となっております。労基署対応・予防についてお悩みの場合は、お気軽に弊社の営業案内のホームページよりお申し付け下さい。百戦錬磨の社労士がご対応させて頂きます。

 

初回無料相談社会保険労務士法人ガルベラ・パートナーズの業務紹介はこちら

(IPO労務DD/労基署初動対応/労務コンプライアンス/就業規則整備/申請代行・給与計算・労務相談)

社会保険労務士法人ガルベラ・パートナーズ  

弊社では、実務的な観点から、労務管理や人材管理の整備をご支援させていただいております。人事労務管理でお悩みの場合は、お気軽に下記問い合わせフォームよりお申し付けください。

   

-----[求人]-税理士募集中-[求人]-社会保険労務士募集中-[求人]-----

 

◆ガルベラのメールマガジンに登録しませんか◆

ガルベラ・パートナーズグループでは毎月1回、税務・労務・経営に関する法改正や役立つワンポイントアドバイスを掲載したメールマガジンを配信しております。 加えて、メルマガ会員のみガルベラ・パートナーズグループセミナーに参加可能!

10秒で登録が完了するメールマガジン 登録フォームはこちら