英語版就業規則の英文翻訳コストを下げる方法は？ | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、当社では外国人従業員を雇用しており、就業規則の英文翻訳を検討しています。翻訳コストを抑えたいのですが、どうすればよいですか？

Ａ、会社の就業規則の翻訳コストは、就業規則のボリュームと記載内容によってはかなりのコストがかかる可能性があります。就業規則の英文翻訳についてコストダウンをはかるためには、以下の方法をお勧めしています。

 

解説（公開日： 　最終更新日： ）

 

近年中小企業といえども、グローバル化の観点から、世界に拡がるクライアントや取引先とコミュニケーションをとる必要が出てきました。

 

特に、外国人従業員を雇用する企業では、英文表記の就業規則を作成することが外国人従業員の労務管理のために欠かすことができません。これに伴い、各種書類の英訳の必要性が高まり、コストを抑える工夫をしなければ大変なことになります。

英語に翻訳すべき最も重要な社内文書は、なんといっても就業規則です。就業規則は、賃金規程、育児介護休業規程、退職金規程などの各種の規程を含め、30ページから100ページにも及びます。

 

会社が就業規則を初めて英訳する場合、翻訳者はゼロからのスタートとなり、もしこの翻訳業務を外注することにでもなれば、翻訳料は就業規則の1文字ごとに発生するため、決して安くはありません。

 

ただし、この翻訳コストを安くできる方法があります。それは、もともと日本語版と英語版がそろっている就業規則を活用するということです。実はガルベラ・パートナーズでは、常に最新の法改正に準拠した日本語版と英語版の就業規則をご用意しております。

 

就業規則の内容は、勤務時間や休日休暇など一部の就業要件は会社単位でガラリと変わる部分もありますが、意外に重なっている部分も多いといえます。もしタイミングが合うのであれば、最新版の日本語版就業規則のひな形を使って、貴社の就業規則を見直し、最新の法改正に対応した就業規則を完成させ、そのあと、すでに用意されている英語版の就業規則を用いて、その日本語版を修正した箇所だけ、英文翻訳を進めます。

 

これにより、単に既存の就業規則一式を英文翻訳するよりも低コストで、最新の法改正に対応した日本語版就業規則を完成させ、かつ、その英文翻訳版も用意することが可能となります。

 

就業規則を変更するたびに英語版を更新するのがベストですが、そこまで追いかけていない場合もあります。今後も就業規則の改正を重ねていき、それらの改正点を追跡し、変更履歴を残しておくことで、翻訳費用を抑えることができます。

 

改正情報は、社内の外国人従業員にも伝えなければなりません。就業規則を英語で更新する必要がありますが、オリジナルの英文就業規則と、貴社が変更した日本語版就業規則の変更履歴を提供いただくことで、ガルベラ・パートナーズの翻訳者が貴社の就業規則の英文翻訳のコストを大幅に削減することができます。

 

ここでは、貴社の就業規則の変更点を追跡する際の事例をご紹介します。記事の「日付」「旧バージョン」「更新バージョン」を記載することで、貴社と翻訳会社は、何を翻訳し、何をそのままにしておくべきかを正確に把握することができます。

新	旧	改定日
第9章　定年 （定　年） 第3条 　従業員は、満65才に達した日をもって定年とする。ただし、定年後の継続雇用を本人が希望する場合、かつ会社の業務上の必要性がある場合、70歳までの期間再雇用する。この場合は、新たに1年更新の再雇用契約書を締結し、本人に通知するものとする。	第9章　定年 （定　年） 第3条 　従業員は、満65才に達した日をもって定年とする。ただし、定年後の継続雇用を本人が希望する場合、70歳までの期間再雇用する。この場合は、新たに1年更新の再雇用契約書を締結し、本人に通知するものとする。	20XX年4月1日
（半日休暇） 第62条 　与えられた年次有給休暇は、従業員の要請がある場合に限り、半日休暇として分けて請求することができる。この場合、午前半休とは午前9時から午後1時まで（勤務時間は午後1時から午後5時30分まで）、午後半休とは午前12時から午後5時30分まで（勤務時間は午前9時から午前12時まで）のことをいう。	（半日休暇） 第63条 　与えられた年次有給休暇は、従業員の要請がある場合に限り、半日休暇として分けて請求することができる。	20XX年8月1日

 

翻訳者は、ゼロからすべてを翻訳するのではなく、変更履歴がある部分だけを翻訳することができます。これにより、貴社の翻訳コストが削減され、より一貫性のある表現で、よりスピーディーに翻訳を行うことができます。

 

外国人従業員がより多くの企業を選択することができるようになった現在、より快適な職場環境を提供し、英語版の就業規則その他の社内文書を外国人従業員が安心して閲覧できるようにすることが、優秀な外国人従業員を採用し、より長く働いてもらうための鍵となります。

 

ガルベラ・パートナーズでは、就業規則その他の社内文書の日本語から英語、英語から日本語への翻訳をお手伝いします。就業規則、ウェブサイト、チラシ、パンフレットなどの社内文書などを翻訳し、それらの文書を常に最新の状態に保つためのお手伝いができます。

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