テレワーク導入に関する留意点 | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、テレワーク導入で留意すべき点はありますか。

Ａ、これまでオフィスで管理していた業務や情報セキュリティ等の観点から、新たな課題が生じます。以下に、テレワーク導入時に注意すべき点を説明いたします。

 

解説（公開日： 　最終更新日： ）

   

『テレワーク』とは『tele（離れた所）』と『work（働く）』をあわせた造語であり、総務省は情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方として定義しています。

 

日本で称されるテレワークとは在宅勤務として使われていますが、在宅勤務はテレワークの区分の一つです。

 

『テレワーク』は、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイルワークに区分されます。

 

労務管理

オフィス勤務と同様の方法でテレワークになれば、従業員の労働時間や業務状況を適切に管理することが難しくなることがあります。

そのため、まず労務管理等の整備は重要でしょう。

 

また、労働契約や社内規定を見直さなければなりません。

とりわけ、テレワーク特有の労働条件や情報管理に関する規程整備が重要です。

 

テレワークに対応した労働契約を確認し、勤務時間や業務範囲、リモートワーク中の対応に関する規定を明確にします。

そのなかでも情報漏洩対策の強化として、従業員が自宅等で機密情報を扱う際のリスクを最小限に抑えるため、情報漏洩防止に関する規定整備ほか、従業員への教育指導徹底が求められます。

テレワークが恒常的に行われる場合、賃金や福利厚生の見直し検討も必要でしょう。

 

加えて、労働時間管理には、それに適した勤怠管理ツール導入によって、正確に労働時間が記録可能な仕組みを作らなければなりません。

業務とプライベートの境界が曖昧になることもあるため、定時退社の徹底や、過重労働を防ぐためのガイドライン整備と周知が有効です。

 

なお、のちほど述べるコミュニケーション機会整備は必須といえるでしょう。

 

作業環境

作業環境に関しても、取り決めが必要です。

従業員が自宅やモバイルワーク先で快適に仕事を行うことができるよう、必要な設備提供・補助が求められます。

例えば、パソコンやモニター、インターネット接続などがあります。

通信費用の負担割合はどのような取り決めにするのでしょうか。

作業環境に応じて、生産性向上にも寄与するものもあるでしょう。

そのことは、一部ヘルスケアにも派生した取り組みになります。

 

今、述べたなかにパソコン等を挙げましたが、テレワークにはIT環境に依存することが多く、そのことに伴い、技術的なトラブル発生も想定しなければなりません。

迅速な対応が求められることがあり、サポート体制強化が必要でしょう。

 

具体的に、例えば、緊急連絡体制を整備します。

特に、情報セキュリティインシデントが発生した場合、即座に対応することが求められます。

ITヘルプ環境整備・拡充や遠隔によるトラブルシューティングも検討すべき点ではないでしょうか。

前提条件には従来の業務プロセスが適切に機能しない場合があることも忘れてはなりません。

そのため、業務プロセスの見直しは必要です。

 

ツール・環境整備

例えば、テレワーク環境下だと、紙ベースの書類取り扱いが難しくなるため、デジタル化を進める必要でしょう。

電子署名やオンライン承認システムの導入により、紙の使用を減らし、業務を効率化できます。

 

データ共有や共同作業を容易にするために、クラウドベースのソリューション活用が重要です。これにより、場所にとらわれない業務遂行が可能です。

 

ツール・環境整備といえば、従業員同士や上司とのコミュニケーションが減少しがちであり、そのことに対処することは業務上で必要です。

これにより、チームの一体感が失われることがあったり、情報共有不足のリスクがあります。

例えば、オンラインミーティングを定期的に実施することで、チームメンバーとのコミュニケーションを維持することやビデオ会議を通じて顔を合わせることで、テキストや音声のみでは伝わりにくいニュアンスも共有できます。

もちろん、上記方法ではお互いに時間活用やときには場所にとらわれることもあります。

そのような問題にはSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールを活用することで、日常的なコミュニケーションを円滑にし、迅速な意思決定を可能にします。

ほかにもバーチャル技術の活用等さまざまなツールが提供されております。

 

テレワークでは、社内システムやデータへのリモートアクセスが不可欠です。しかし、このアクセスが不正に利用されるリスクが増えるため、セキュリティ対策を強化する必要があります。具体的には、以下のような対策が考えられます。

 

ほか情報セキュリティの確保として、VPNの導入などが挙げられます。

従業員がインターネットを通じて社内ネットワークにアクセスする際には、VPNを使用することで通信を暗号化し、データの盗聴や改ざんを防ぐことができます。

 

端末機器に最新の情報セキュリティソフトウェアをインストールし、ウイルスやマルウェアから保護することの取り組みも必要です。

定期的なアップデートを行い、新たな脅威に対応することも重要です。

 

取り扱いデータは、ストレージ場所や通信経路での暗号化を徹底します。特に、機密性の高い情報を扱う場合には、さらに厳重な情報セキュリティ対策が必要です。

そのことは上記規程類の整備ほか、教育が必要です。

 

テレワークには、これらの要素を総合的に考慮し、適切な対応を行うことが重要です。これにより、テレワークのメリットを最大限に活かしつつ、リスクを最小限に抑えることが可能です。

 

なお、当グループでは、さまざまな会社さまのニーズや想いに応じたカスタマイズ型による人事評価制度構築・運用支援ほか、サーヴェイのサービス提供をしております。

ご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。