GERBERA PARTNERSブログ

社会保険|社保関係の文書保管について

2021/01/22

Q、会社経営が長くなるにつれ、従業員の入社や退社などにより、社会保険や雇用保険などの書類が増えてきています。これはいつまで保存しておかなければならないのでしょうか。また、紙のままではなく電子化して保存することは可能ですか?

   A、法律により書類ごとに保存しなければならない期間が定められています。必要に応じて、すぐに見たり、印刷したりできる状態であればスキャンデータなど電子ファイルにより保管することもできます。         

解説(公開日:2021/01/22  最終更新日:2021/02/22 )

 

1.保存義務について

法律ごとの保存期限を根拠とともにご紹介します。

 

【社会保険関係】

 
■ 健康保険法施行規則

(事業主による書類の保存)

第三十四条 事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間、保存しなければならない。

 
■ 厚生年金保険法施行規則

(書類の保存)

第二十八条 事業主は、その厚生年金保険に関する書類を、その完結の日から二年間、保存しなければならない。

 

【労働保険関係】

 
■ 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則

(書類の保存義務)

第七十二条 事業主若しくは事業主であつた者又は労働保険事務組合若しくは労働保険事務組合であつた団体は、法又はこの省令による書類を、その完結の日から三年間(第六十八条第三号(筆者注:労働保険事務組合の雇用保険関係処理簿)の帳簿にあつては、四年間)保存しなければならない。

 
■ 労働者災害補償保険法施行規則

(書類の保存義務)

第五十一条 労災保険に係る保険関係が成立し、若しくは成立していた事業の事業主又は労働保険事務組合若しくは労働保険事務組合であつた団体は、労災保険に関する書類(徴収法又は労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則による書類を除く。)を、その完結の日から三年間保存しなければならない。

 
■ 雇用保険法施行規則

(書類の保管義務)

第百四十三条 事業主及び労働保険事務組合は、雇用保険に関する書類(雇用安定事業又は能力開発事業に関する書類及び徴収法又は労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則による書類を除く。)をその完結の日から二年間(被保険者に関する書類にあつては、四年間)保管しなければならない。

 

2.電子ファイルによる保存について

上記の書類すべてについて、電子ファイルでの保存が可能です。

 
 

【ご参考】e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定(PDF)

(上記は首相官邸ホームページです)

 
  1. 健康保険法については、50ページ
  2. 厚生年金保険法については、51ページ
  3. 労働保険徴収法については、40ページ
  4. 労災保険法については、51ページ
  5. 雇用保険法については、52ページ
  6. にそれぞれ記載があります。
 

上記リンク先の表において、該当の法律の「見読性」に〇がついています。

「見読性」とは、必要に応じて電子データを出力することにより、すぐに、目で見たり、印刷したりできることをいいます。

 

【ご参考】e-文書法 厚生労働省令 第4条第4項第1号

必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにすること。

上記の根拠により、スキャンデータを取って、見読性のある状態で保管しているものについては、紙書類を破棄して問題ありません。

 

3.まとめ

健康保険や厚生年金、雇用保険などの書類は、従業員さんの権利にかかわる重要な書類です。法律で定められた保存義務のある期間は必ず保管しましょう。

一方で、現在、リモートワークも進み、オフィスで紙資料をファイリングして、何かあるつど紙ファイルを確認するという処理も時代にそぐわなくなってきています。

セキュリティや検索性の確保をしながら、電子ファイルでの保管を進めてみてはいかがでしょうか。

   

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